Die Steuernummer beim Finanzamt

Die Liste der Dokumente, die ein Neuankömmling in Österreich braucht, wirkt chaotisch, bis man die eine zentrale Regel begreift: Fast alles hier stützt sich auf ein einziges Dokument — den Meldezettel, die Bestätigung der Anmeldung der Unterkunft. Wer die Adresse noch nicht angemeldet hat, sollte zuerst den Abschnitt zum Meldezettel lesen und zum Meldeservice gehen. Genau dieses Detail übersehen Neuankömmlinge am häufigsten — und danach blockiert es alles Weitere.

Die Steuernummer vergibt das Finanzamt — die österreichische Finanzverwaltung, die seit 2021 als einheitliche Behörde Finanzamt Österreich arbeitet, anstelle der früheren regionalen Finanzämter. Obwohl sie oft als „erstes Dokument" gilt, braucht sie nicht jeder sofort: Wer gerade eingereist ist und weder arbeitet noch selbstständig tätig ist, kommt in den ersten Wochen ganz ohne Steuernummer aus.

Notwendig wird sie in drei Situationen: bei Beginn einer offiziellen Erwerbstätigkeit, bei Anmeldung einer Selbstständigkeit oder eines Unternehmens, und bei Einreichung der jährlichen Einkommensteuererklärung, etwa um zu viel gezahlte Steuer zurückzufordern. Der Antrag läuft über FinanzOnline oder persönlich beim zuständigen Finanzamt — und hier taucht die Adresse erneut auf: Ohne Meldezettel wird nichts angenommen, weil die Steuernummer an das für den Wohnsitz zuständige Finanzamt gebunden ist.

Tipp vom Anwalt. Wer in Österreich ein Unternehmen gründen oder sich als Selbstständiger anmelden will, sollte wissen: Die Steuernummer ist nur ein Glied in einer längeren Kette, zu der auch die Anmeldung bei der Wirtschaftskammer, die Wahl der Rechtsform und die Abstimmung mit der Unternehmerversicherung SVS gehören. Wir begleiten diese Kette von Tag eins an — mehr dazu im Abschnitt Geschäft in Österreich.

Sozialversicherungsnummer (SVNR) und e-card

Die Sozialversicherungsnummer (SVNR) ist eine zehnstellige Nummer, die der Versicherungsträger bei der ersten Anmeldung im Sozialversicherungssystem vergibt. Für Angestellte übernimmt das der Arbeitgeber über ELDA vor dem ersten Arbeitstag; Selbstständige oder Personen mit freiwilliger Versicherung (Selbstversicherung) melden sich persönlich bei der OeGK — der Österreichischen Gesundheitskasse, die seit 2020 die früheren regionalen Gebietskrankenkassen bündelt.

Der physische Nachweis der Versicherung ist die e-card — eine Plastikkarte, die bei jedem Arzt und in der Apotheke vorzulegen ist. Sie wird nicht sofort ausgehändigt, sondern per Post an die angegebene Adresse geschickt, üblicherweise binnen zwei bis vier Wochen. In der Zwischenzeit akzeptieren Ärzte eine vorläufige Bestätigung der OeGK, ausgedruckt oder in der App.

Hier gilt derselbe Grundsatz wie bei der Steuernummer: Ohne korrekt registrierte Adresse geht die Karte entweder verloren, oder sie wird gar nicht erst hergestellt, weil das System die Adresse mit dem Melderegister abgleicht. Wer sich noch nicht angemeldet hat, sollte mit der OeGK vorab eine Übergabe direkt im Servicecenter statt per Post vereinbaren.

Meldezettel: die Anmeldung, die alles andere erst öffnet

Der Meldezettel, offiziell die Anmeldung der Unterkunft, ist die Registrierung des tatsächlichen Wohnsitzes, die das Meldegesetz binnen drei Tagen nach dem Einzug vorschreibt. Das ist keine Formalität für die Statistik: Genau dieses Dokument — und der Eintrag im Zentralen Melderegister — ist die Grundlage, auf der buchstäblich alle anderen in diesem Artikel beschriebenen Verfahren aufbauen.

Die Anmeldung erfolgt beim Meldeservice: In Wien ist das Magistratisches Bezirksamt zuständig, in den übrigen Bundesländern das Gemeindeamt, Stadtamt oder Rathaus am Wohnort. Nötig sind der Reisepass (und, sofern vorhanden, ein Dokument zum Aufenthaltsstatus — Vertriebenenausweis oder Aufenthaltstitel) sowie die Unterschrift des Unterkunftgeber — der Person, die die Wohnung stellt —, mit der bestätigt wird, dass die anmeldende Person dort tatsächlich wohnt. Ohne diese Unterschrift wird nichts angenommen — und genau hier liegt das erste typische Problem: Vermieter, die inoffiziell vermieten, weigern sich oft aus Angst vor steuerlichen Folgen, den Meldezettel zu unterschreiben.

Tipp vom Anwalt. Der Meldezettel ist nicht nur ein Punkt auf der Liste, sondern das Dokument, von dem alles Übrige stillschweigend abhängt: die Zustellung der e-card, die Annahme des Steuernummer-Antrags, die Kontoeröffnung, die Beantragung oder Verlängerung des Aufenthaltstitels, die Schulanmeldung eines Kindes. Klären Sie vor einem Umzug oder einer Anmietung vorab, ob der Vermieter die Anmeldung unterschreiben wird — das erspart später Wochen.

Nach der Anmeldung wird die Meldebestätigung ausgestellt — am besten in mehreren Kopien, da verschiedene Stellen sie oft gleichzeitig verlangen. Bei einem Umzug muss die alte Anmeldung abgemeldet (Abmeldung) und binnen derselben drei Tage eine neue vorgenommen werden. Wer das vernachlässigt, riskiert Lücken in der Wohnsitzhistorie — und deren Lückenlosigkeit wird bei Anträgen auf unbefristeten Aufenthalt oder Staatsbürgerschaft geprüft. Dokumente rund um Beantragung und Verlängerung von Aufenthaltstiteln behandeln wir im Abschnitt Migration in Österreich.

Apostille auf ukrainischen Dokumenten

Die Ukraine und Österreich sind beide Vertragsstaaten des Haager Apostille-Übereinkommens von 1961, weshalb ein ukrainisches öffentliches Dokument in den meisten Fällen keine volle konsularische Legalisation braucht — eine Apostille der zuständigen Stelle in der Ukraine genügt. Auf Geburts-, Heirats- und Scheidungsurkunden sowie Strafregisterbescheinigungen bringt sie das Justizministerium an, auf Diplome das Bildungsministerium.

Eine volle Legalisation ist seltener nötig, als man denkt: meist nur, wenn das Dokument von einer Stelle stammt, deren Zuständigkeit Österreich formell nicht anerkennt, oder wenn das Original fehlt und erst wiederhergestellt werden muss. Wurde ein Dokument in einem zum Ausstellungszeitpunkt nicht kontrollierten Gebiet ausgestellt oder ist es verloren gegangen, beginnt der Weg nicht mit der Apostille, sondern mit der Wiederherstellung bei der zuständigen Stelle im von der Ukraine kontrollierten Gebiet — dazu Schritt für Schritt im Artikel Wiederherstellung von Dokumenten in der Ukraine.

Liegt das Dokument gar nicht vor — etwa eine Strafregisterbescheinigung oder ein Auszug aus dem Personenstandsregister —, wird es zunächst aus der Ukraine angefordert und erst danach mit der Apostille versehen. Wie man solche Bescheinigungen aus der Ferne beschafft, beschreibt der Artikel Bescheinigungen und Auszüge aus der Ukraine.

Die Reihenfolge ist entscheidend: Die Apostille kommt auf das Original (oder eine notariell beglaubigte Kopie) vor der Übersetzung, nicht danach. Übersetzt man zuerst, muss die Apostille anschließend separat übersetzt werden, weil die Behörde Übersetzung und Apostille als untrennbare Einheit verlangt — dann macht man die Arbeit mit dem Übersetzer zweimal.

Beglaubigte Übersetzung durch einen gerichtlich beeideten Dolmetscher

Ukrainische Dokumente sind, selbst mit Apostille, für eine österreichische Behörde nicht verständlich — eine Übersetzung ins Deutsche ist nötig. Doch nicht jede beglaubigte Übersetzung wird gleich anerkannt: Finanzamt, MA 35, Standesamt und andere Stellen akzeptieren nur eine Übersetzung eines gerichtlich beeideten Dolmetscher — eingetragen in der Liste der Gerichtsdolmetscher in Österreich selbst. Eine noch so sorgfältig in der Ukraine angefertigte und notariell beglaubigte Übersetzung muss meist hier neu gemacht werden — einer der teuersten Fehler, weil Geld und Zeit doppelt verloren gehen.

Was eine Übersetzung annehmbar macht: Stempel und Unterschrift des Übersetzers mit der Listennummer sowie, bei den meisten Dokumenten, die physische Verbindung mit dem Original mittels Schnur und Siegel (durchgehend geheftet), sodass beide als ein untrennbares Paket eingereicht werden. Eine Übersetzung ohne beigefügtes Original nimmt die Behörde meist nicht an.

Die Kosten richten sich meist nach Normzeile oder Seite, die Bearbeitungszeit nach Auslastung — für Ukrainisch gibt es in Österreich vergleichsweise wenige beeidete Dolmetscher, weshalb man bei komplexeren Dokumenten ein bis zwei Wochen einplanen sollte.

Anerkennung von Diplomen: Nostrifizierung und ENIC NARIC

Ein ukrainisches Hochschuldiplom oder Reifezeugnis hat in Österreich für sich genommen keine Rechtswirkung — man braucht entweder die vollständige Anerkennung oder ein Gutachten über die Vergleichbarkeit. Beide Verfahren unterscheiden sich stark in Kosten und Dauer, und der teuerste Fehler ist, das aufwendigere zu wählen, wenn das leichtere gereicht hätte.

Die Nostrifizierung ist die volle Anerkennung eines Hochschuldiploms, die es einem konkreten österreichischen Abschluss gleichstellt. Nötig ist sie für reglementierte Berufe — Medizin, Recht, Unterricht an öffentlichen Schulen — sowie für ein Doktoratsstudium oder eine Stelle im öffentlichen Dienst, die ausdrücklich einen österreichischen oder voll anerkannten Abschluss verlangt. Das entsprechende Verfahren für das Reifezeugnis heißt Nostrifikation und wird vor allem für die Zulassung zu einem österreichischen Universitätsstudium unter allgemeinen Bedingungen gebraucht.

In den meisten übrigen Fällen — ein privater Arbeitgeber will nur das Ausbildungsniveau einschätzen — genügt ein Gutachten von ENIC-NARIC Austria über die Vergleichbarkeit (Zeugnisbewertung). Das geht schneller und ist deutlich günstiger als eine Nostrifizierung.

Tipp vom Anwalt. Bevor Sie ein Diplom zur Nostrifizierung einreichen — ein Verfahren, das Monate dauert und deutlich teurer ist als ein ENIC-NARIC-Gutachten —, klären Sie beim künftigen Arbeitgeber oder der Bildungseinrichtung, welche Anerkennung tatsächlich verlangt wird. Wir sehen regelmäßig Mandanten, die bereits für die volle Anerkennung bezahlt haben, obwohl dem Arbeitgeber ein einfaches Vergleichsgutachten gereicht hätte.

Beide Verfahren setzen ein apostilliertes Diplom mit Übersetzung eines beeideten Dolmetschers voraus, meist auch eine akademische Bescheinigung mit Fächern und Stunden — daher spart die Reihenfolge Apostille-dann-Übersetzung nicht nur Zeit, sondern auch Geld: das Paket zweimal zusammenzustellen kostet deutlich mehr, als es gleich richtig anzulegen.

Eröffnung eines Bankkontos

Das Bankkonto ist meist der letzte Schritt in dieser Liste — und der, bei dem zuvor angesammelte Unordnung am teuersten wird. Die Bank verlangt den Meldezettel, ein Ausweisdokument und für ein vollwertiges Konto oft zusätzlich die Steuernummer oder einen Einkommensnachweis — Arbeitsvertrag, Gehaltsbestätigung oder Nachweis der Selbstständigkeit. Wer das vollständige Paket noch nicht hat, dem sichert die Regelung zum Basiskonto ein vereinfachtes Konto, das praktisch jeder erhält, der sich rechtmäßig in der EU aufhält.

Die Compliance-Abteilung prüft die Dokumente nicht nur formal, sondern inhaltlich: Sie gleicht die lateinische Schreibweise von Vor- und Nachname in allen Papieren ab, ebenso Geburtsdatum und Adresse laut Meldezettel. Und hier taucht ein selten vorhergesehenes Problem auf: Ein ukrainischer Nachname wird unterschiedlich transliteriert — im Reisepass nach einer Regel, in einer alten Geburtsurkunde sowjetischer Prägung nach einer anderen, in der Diplomübersetzung nach einer dritten. Sieht die Bank drei Schreibweisen desselben Namens, stoppt sie die Eröffnung oder verlangt einen Identitätsnachweis.

Genau daran zeigt sich, warum sich rechtliche Begleitung der gesamten Kette lohnt, statt sie einzeln und in beliebiger Reihenfolge zu durchlaufen. Wir gleichen Vor- und Nachname in allen Dokumenten schon vor der Einreichung ab und erstellen bei Abweichungen eine kurze Identitätsbestätigung, die die Frage der Bank ausräumt. Apostille und Übersetzung planen wir, wo möglich, parallel zur Meldezettel-Registrierung statt nacheinander — das spart Wochen. Kommt es bei einer Behörde oder Bank zu einer Ablehnung, bereiten wir die Antwort so vor, dass ein Schreiben genügt. Am einfachsten klärt sich die passende Dokumentenliste bei einer Beratung, bei der sofort ersichtlich wird, was vorliegt, was fehlt und in welcher Reihenfolge es zu beschaffen ist.

Häufig gestellte Fragen

Wie viel Zeit bleibt für die Anmeldung des Meldezettels nach der Ankunft in Österreich?

Das Meldegesetz verlangt die Anmeldung binnen drei Tagen nach dem Einzug — sowohl bei der ersten Anmeldung nach der Einreise als auch bei jedem weiteren Umzug, wobei die alte Adresse abgemeldet und die neue innerhalb derselben Frist angemeldet werden muss.

Wird die Steuernummer gleich nach der Ankunft in Österreich benötigt?

Nein. Sie wird erst nötig, wenn eine offizielle Erwerbstätigkeit beginnt, eine Selbstständigkeit oder ein Unternehmen angemeldet wird oder eine Steuererklärung eingereicht wird.

Genügt eine Apostille für ukrainische Dokumente, oder ist eine volle konsularische Legalisation nötig?

Meist genügt eine Apostille — die Ukraine und Österreich sind beide Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens. Volle Legalisation ist selten nötig: meist nur, wenn das Dokument außerhalb der üblichen Zuständigkeit laut Übereinkommen ausgestellt wurde oder das Original erst wiederhergestellt werden muss.

Erkennt eine österreichische Behörde eine in der Ukraine angefertigte Übersetzung an?

Meist nicht. Finanzamt, MA 35 und andere Stellen akzeptieren in der Regel nur Übersetzungen eines beeideten Dolmetschers, der in Österreich selbst in der Liste der Gerichtsdolmetscher steht. Eine Übersetzung aus der Ukraine muss meist hier erneut angefertigt werden.

Muss man zwingend die volle Nostrifizierung durchlaufen, oder genügt ein Gutachten von ENIC-NARIC?

Das hängt vom Zweck ab. Für reglementierte Berufe, den öffentlichen Dienst oder ein Doktoratsstudium ist die volle Nostrifizierung nötig. Für eine private Beschäftigung außerhalb reglementierter Berufe genügt meist ein Vergleichsgutachten von ENIC-NARIC Austria — schneller und günstiger.

Keines dieser Dokumente existiert für sich allein: Die Steuernummer ist an die Adresse gebunden, die e-card hängt von einer korrekten Anmeldung ab, die Bank prüft die Übereinstimmung des Namens zwischen den Papieren, und Diplom und Apostille müssen in der richtigen Reihenfolge eingereicht werden, damit die Übersetzung nicht doppelt anfällt. Die teuersten Fehler passieren nicht bei einem einzelnen Dokument, sondern an den Schnittstellen dazwischen, wo eine Behörde auf das Ergebnis einer anderen wartet. Eine systematische Begleitung des gesamten Pakets bleibt der zuverlässigste Weg — ohne verlorene Wochen und doppelte Kosten.

Матеріал має інформаційний характер і не замінює юридичну консультацію.