Переклад і апостиль документів для Австрії: порядок дій

Коли потрібен переклад і апостиль

Австрійські органи не приймають іноземні документи в оригіналі на іншій мові. Для кожної процедури — незалежно від того, отримуєте ви Aufenthaltstitel, реєструєтеся у Meldezettel, одружуєтеся у Standesamt чи хочете визнати диплом — документи мають бути перекладені й засвідчені. Процес складається з двох самостійних кроків, які часто плутають: апостиль документа й засвідчений переклад.

Апостиль ставиться в Україні на оригіналі вашого документа, перш ніж його вивезти за кордон. Переклад роблять уже в Австрії й засвідчує його лише перекладач, внесений до австрійського реєстру. Ці два етапи не замінюють один одного — обидва необхідні.

Апостиль за Гаазькою конвенцією

Апостиль — це штамп на документі, який підтверджує справжність підпису й печатки видавця. Це не нотаріальний засвідчення і не переклад, а окремий офіційний засвідчувальний грифель, затвердженої міжнародною конвенцією. І Україна, і Австрія є учасницями Гаазької конвенції 1961 року про легалізацію іноземних офіційних документів. Це означає, що для документів, що йдуть з України до Австрії, достатньо одного апостиля — складної консульської легалізації не потрібно.

Апостиль ставлять у країні, яка видала документ, до того, як він вийде за кордон. Для українських документів це робиться в Україні й ставиться органом, відповідальним за тип документа:

• Міністерство юстиції — на акти РАЦС (свідоцтва про народження, шлюб, розлучення, смерть), довідки про несудимість;
• Міністерство освіти й науки — на дипломи, атестати й додатки до них;
• Міністерство закордонних справ — на документи від інших органів влади.

Важливо: апостиль ставиться на оригінал або нотаріально завірену копію документа, а не на переклад. Перекладають документ уже після апостилювання, в Австрії.

Сертифікований перекладач в Австрії

На відміну від України, де за перекладом може стояти майже будь-хто, Австрія вимагає, щоб переклади офіційних документів робили лише спеціально сертифіковані й внесені до реєстру перекладачі. Такий перекладач називається allgemein beeideter und gerichtlich zertifizierter Dolmetscher (присяжний і судово сертифікований перекладач).

Сертифікований перекладач повинен бути внесений до Gerichtsdolmetscherliste (списку судових перекладачів) свого округу Landesgericht (обласного суду). Реєстр ведеться органами юстиції кожної федеральної землі Австрії. Переклад, виконаний таким перекладачем, має справжню силу: він скріплюється Rundsiegel (круглою печаткою перекладача) і Beglaubigungsvermerk (засвідчувальним приміткою), що дає австрійським органам впевненість у якості й справжності документа.

Переклад від перекладача поза реєстром, навіть якщо він висока якість, австрійські органи практично ніколи не приймають. Це найчастіша причина, чому документи повертають. Тому перш за все перевірте, що ваш перекладач внесений саме до австрійського реєстру.

Як знайти сертифікованого перекладача

Реєстр судових перекладачів вів у кожній федеральній землі. Найпростіше знайти перекладача через веб-сайт місцевого суду (Landesgericht) чи звернутися до місцевої адвокатської камери (Rechtsanwaltskammer), яка часто має список. Перекладач зазвичай призначає вам час і беремо оригінал документа з апостилем, щоб виконати переклад на місці або взяти його на короткий термін.

Які документи потребують перекладу

Не всі документи вимагають одного й того самого рівня оформлення. Обсяг залежить від типу процедури, для якої ви збираєте папери.

Aufenthaltstitel (дозвіл на перебування)

Для подачі заяви на Aufenthaltstitel до Bezirkshauptmannschaft чи Magistrat вам потребуватимуться документи про особу й походження: свідоцтво про народження, паспорт, а для возз'єднання сім'ї також свідоцтво про шлюб або документи про родинні зв'язки. Усі ці документи мають мати апостиль і переклад, завірений сертифікованим перекладачем. Для квотної системи Rot-Weiß-Rot вимоги можуть бути жорсткішими й потребувати додаткових засвідчень. Детальніше про процедуру отримання дозволу читайте у статті про Aufenthaltstitel.

Meldezettel (реєстрація за місцем проживання)

Коли ви хочете зареєструватися за адресою у відділенні муніципалітету (Gemeindeamt), вам потрібен паспорт з апостилем і перекладом. Часто вимагають також довідку про те, що адреса дійсно ваша (договір оренди чи виписка власника)

Шлюб у Standesamt (органі РАЦС)

Для реєстрації шлюбу в Австрії органи Standesamt вимагають довідку про сімейний стан (свідоцтво про народження мінімум). Якщо один з подружжя іноземець, вимагають також справку про право на шлюб (Nulla Osta al Matrimonio, хоча в Австрії це називається Ehefähigkeitszeugnis чи Ehefähigkeitsbescheinigung). Усі ці документи мають апостиль і переклад.

Nostrifizierung (визнання диплома)

Для визнання іноземного диплома й приймання його як рівноцінного австрійському потрібен переклад дипломи й додатка до нього. Вимоги відрізняються залежно від професії й землі, але зазвичай потрібні апостиль на оригіналі, перекладений оригінал, а часто й Hochschulzugang (довідка про право на навчання) та інші документи про освіту. Процедура признання диплома — одна з найтривалішим, тому правильно підготовлені документи критичні.

Реєстрація компанії (GmbH)

Якщо ви реєструєте компанію з іноземним партнером або хочете засвідчити, що ви — справжній власник через іноземні документи, потрібні засвідчені переклади документів про особу, шлюб чи партнерство, фінансові довідки від банків тощо.

Процедура засвідчення перекладу

Сам процес засвідчення перекладу в Австрії простіший, ніж здається. Сертифікований перекладач виконує переклад, скріплює його своєю печаткою й підписом, додає офіційну засвідчувальну примітку — і документ готовий. На відміну від деяких країн, в Австрії це не потребує явки перед судом чи нотаріусом.

Як це відбувається на практиці

1. Ви зв'язуєтеся з сертифікованим перекладачем й домовляєтеся про час.
2. Перекладач отримує оригінальний документ з апостилем (або його нотаріально завірену копію).
3. Перекладач виконує переклад, залишаючи апостиль неповіданим, але при цьому розміщуючи його в переглянутому пакеті.
4. Перекладач скріплює переклад своєю печаткою й підписом, додаючи засвідчувальну примітку з датою й своїми реквізитами.
5. Документи зшиваються або скріплюються так, щоб їх не можна було розділити. Готово.

Вартість перекладу залежить від обсягу й складності документа, але зазвичай розраховується за сторінку чи за документ цілком. Термін виконання — від кількох днів до тижня, в залежності від завантаженості перекладача й терміновості замовлення.

Австрія й Гаазька конвенція

Австрія є учасницею Гаазької конвенції про легалізацію з 1961 року. Це означає, що для всіх офіційних документів, виданих органами України (іншої учасниці конвенції), достатньо одного апостиля. Якщо б документ походив з країни поза конвенцією, потрібна була б така консульська легалізація, яка затримала б справу на місяці.

Однак є випадки, коли документ походить не безпосередньо від державного органу. Наприклад, якщо це копія, завірена приватним нотаріусом, або документ, виданий закордонним установам від України, кожна ситуація розглядається окремо. Краще заздалегідь уточнити у відповідного органу Австрії, який саме формат вони приймуть.

Типові помилки й чому документи не приймають

Більшість відмов — це не складні правові питання, а технічні дрібниці. Ось найпоширеніші помилки, які зустрічаються постійно.

• Переклад від незареєстрованого перекладача. Найчастіша помилка. Людина порекомендував хороший перекладача, але він не внесений до австрійського реєстру — документи повертають без обговорення;
• Апостиль на копії замість оригіналу. Правильно робити апостиль на оригіналі (або нотаріально завіреній копії) до перекладу. Якщо апостиль на копії, це не має правової сили;
• Апостиль після перекладу. Якщо перекласти, а потім ставити апостиль, останній не буде перекладено й австрійські органи його не прийматимуть. Послідовність: апостиль → переклад;
• Прострочені документи. Довідка про сімейний стан чи про те, що особа не одружена, має строк дії (часто шість місяців). Якщо вона старша, потрібна нова;
• Розбіжність у написанні імені. Українські імена часто транслітеруються по-різному. Якщо в паспорті стоїть «Yuliia», а в свідоцтві про народження за старою системою була «Iuliia», австрійський орган бачить дві різні особи. Перекладач має узгодити написання по чинному паспорту;
• Неправильна мова перекладу. Австрійські органи звичайно визнають переклади на німецьку й англійську. Запитайте органу, яку мову вони приймають;
• Роз'єднаний пакет. Якщо документи були зшиті й засвідчені, їх можна розділяти на копії — засвідчення втрачає силу;
• Забули засвідчення вторинного документа. Якщо до основного документа додано сертифікат чи довідку, вони теж мають бути перекладені й засвідчені окремо.

Як ми допомагаємо з легалізацією документів

Подаючи документи в австрійські органи, ви стикаєтеся з ризиком на кожному кроці. Якщо органи виявлять помилку — і це часто така помилка, яка не очевидна, поки органи не отримають пакет, — вони повертають усе без рекомендацій, як виправити. Цьому передує тиждень або місяці очікування, а потім починається заново.

Ми розберемо всі вимоги органу, для якого ви готуєте документи, й укомплектуємо пакет правильно. Поперше, ми перевіримо, які документи вам насправді потрібні. Часто люди збирають занадто багато чи, навпаки, упускають що-небудь критичне. Це звичайно відбувається, коли люди читають вимоги органу в оригіналі німецькою мовою й припускаються помилок в інтерпретації.

По-друге, ми перевіримо, що апостилі вже стоять на документах в Україні, і що вони стоять на оригіналах або нотаріально завірених копіях. Якщо апостилю ще немає, ми вкажемо, у якому органі й як його замовити, і часто це робимо через надійного посередника в Україні, щоб прискорити процес.

По-третє, ми знайдемо для вас сертифікованого перекладача в Австрії, перевіримо його реєстрацію й скоординуємо передачу документів. Це особливо важливо, якщо ви не живете в Австрії чи не говорите по-німецьки. Перекладач знає, як оформити документи мовою, яку приймуть органи, і на які деталі органи зазвичай звертають увагу.

По-четвертре, перед подачею в органи ми перевіримо, що всі документи узгоджені в датах, написанні імен й реквізитах. Одна розбіжність в написанні імені чи прізвища — і органи можуть розглядати це як два різні люди, затримуючи процедуру на місяці. Ми порівнюємо паспорт, свідоцтво про народження, переклад, дозвіл на перебування й переклад — й упевнюємося, що всюди написано однаково.

Нарешті, якщо органи повернули документи з вимогою щось змінити, ми допоможемо розібратися в їхньому письмі й організуємо повторну подачу. Часто органи пишуть по-німецьки й не з максимальною ясністю — ми переведемо й вкажемо, що саме потрібно.

Це особливо важливо для складних справ, як австрійське громадянство або професійна ліцензія, де одна пропущена деталь в оформленні може знищити усю справу. Ми слідимо за справою від початку й упевнюємося, що жоден крок не буде пропущений.

Часті запитання

Чи можна зробити переклад в Україні в нотаріуса, а не в австрійського перекладача?

Технічно можна, але австрійські органи його не приймуть. Вони визнають переклади, засвідчені лише сертифікованим перекладачем, внесеним до австрійського реєстру (Gerichtsdolmetscherliste). Український нотаріальний переклад австрійські органи розглядають як приватний документ, а не офіційне засвідчення. Навіть якщо переклад чудовий, без австрійської сертифікації він не матиме правової сили для австрійських органів.

Скільки часу займає весь процес — апостиль плюс переклад?

Апостиль в Україні на документи РАЦС оформлюється от декількох днів до кількох тижнів, залежно від органу й завантаженості. Переклад в Австрії від сертифікованого перекладача готується зазвичай від кількох днів до тижня. Найбільше часу йде на отримання самих документів в Україні, тому правильно почати саме з цього. Якщо органи повертають документи й просять щось змінити, це ще додає тижні.

Чи потрібен апостиль на паспорт?

Паспорт — це проїзний документ, а не офіційне засвідчення особи від органу влади у розумінні Гаазької конвенції. Проте австрійські органи часто вимагають апостиль саме на паспорт як підтвердження вашої особи. Краще запитати орган, для якого ви готуєте документи, чи вони вимагають апостиль на паспорт або чи достатньо на свідоцтво про народження й поточний закордонний паспорт без апостиля.

Що робити, якщо в оригіналі й переводе написання імені інакше, ніж у моєму паспорті?

Це одна з найпоширеніших проблем. Старі українські документи часто мають іншу транслітерацію імені, ніж новий паспорт. Австрійські органи бачать розбіжність і сумніваються в справжності. Перекладач повинен узгодити написання з вашим поточним паспортом — це законна практика. Попередиво передайте перекладачу копію паспорту, щоб він знав правильне написання.

Скільки дійсна засвідчена копія документа?

Сам переклад безстроковий — він не «протухає». Але якщо оригінальний документ має строк дії (наприклад, довідка про сімейний стан або про те, що особа не одружена), вони діють стільки, скільки встановлено. Коли оригінал застаріває, потрібна нова довідка, новий апостиль і новий переклад.

Чи можна отримати апостиль дистанційно, не ходячи в органи в Україні?

Деякі органи України приймають запити дистанційно й можуть надіслати документи з апостилем поштою. Однак це залежить від конкретного органу й типу документа. Для більшості РАЦС потрібна особиста присутність або довіреність. Часто корисно працювати з посередником в Україні, який зберігає час на комунікацію й допомагає пришвидшити процес через місцеві контакти.

Правильно оформлені документи з апостилем і засвідченим перекладом — це надійна основа будь-якої справи в Австрії. Навіть якщо це займає більше часу на етапі підготовки, це заощаджує місяці й гроші на повторних поданнях та апеляціях. Послідовність проста: оригінал з апостилем в Україні → перевірка в Австрії → сертифікований переклад → подача в органи. Якщо одного разу виконати це правильно, австрійські органи приймуть ваш пакет без запитань.

Матеріал має інформаційний характер і не замінює юридичну консультацію.