Присяжний переклад і апостиль документів для Італії: коли й навіщо

Присяжний переклад чи звичайний: у чому різниця

Перше, що плутають майже всі, — це різниця між звичайним і присяжним перекладом. Звичайний переклад — це просто текст іншою мовою: його може зробити будь-хто, він не має юридичної сили і жодна італійська державна установа його не прийме як доказ. Присяжний переклад (traduzione giurata, або traduzione asseverata) — це переклад, який перекладач офіційно засвідчує присягою перед посадовою особою суду, беручи на себе кримінальну відповідальність за його точність.

Саме процедура засвідчення присягою називається asseverazione. Її суть проста: перекладач приходить до канцелярії суду (tribunale) або до giudice di pace, підписує спеціальний протокол присяги (verbale di giuramento) і тим самим підтверджує, що переклад повністю відповідає оригіналу. Після цього документ перестає бути «просто текстом» і стає офіційним перекладом, який приймають questura, comune, префектура, консульство, університет та інші установи.

Із чого складається присяжний переклад

Готовий засвідчений документ — це завжди зшитий разом комплект із трьох частин, який не можна роз'єднувати:

• оригінал або завірена копія вихідного документа (наприклад, українське свідоцтво про народження);
• сам переклад італійською мовою, виконаний перекладачем;
• протокол присяги (verbale di asseverazione) з підписом перекладача, датою, печаткою суду та гербовими марками (marca da bollo).

Усі аркуші зшиваються, скріплюються печаткою й підписом так, щоб жоден не можна було замінити. Якщо комплект роз'єднати — переклад втрачає силу, і його доведеться засвідчувати заново.

Апостиль за Гаазькою конвенцією

Переклад вирішує питання мови, але не питання достовірності самого документа. Італійська установа має бути впевнена, що українське свідоцтво видане справжнім органом, а не намальоване. Саме цю функцію виконує апостиль (apostille) — спеціальний штамп, який засвідчує справжність підпису й печатки на офіційному документі.

Апостиль запроваджений Гаазькою конвенцією 1961 року. І Україна, і Італія є учасницями цієї конвенції. Це означає, що для документів, які їдуть з України до Італії, достатньо одного апостиля — складна консульська легалізація не потрібна. Це суттєво спрощує й здешевлює процедуру.

Де і на що ставлять апостиль в Україні

Апостиль ставиться в Україні до виїзду документа за кордон, і ставить його той орган, який відповідає за тип документа:

• Міністерство юстиції — на документи, видані органами юстиції та РАЦС (свідоцтва про народження, шлюб, розлучення, смерть, довідки про несудимість тощо);
• Міністерство освіти і науки — на дипломи, атестати, додатки до дипломів та інші освітні документи;
• Міністерство закордонних справ — на довідки та документи, видані іншими державними органами.

Важливий нюанс: апостиль ставлять на оригінал документа (або на його нотаріально завірену копію), а вже потім весь цей комплект перекладають в Італії і засвідчують присягою. Тобто правильний порядок такий: спочатку апостиль в Україні, потім присяжний переклад в Італії. Якщо зробити навпаки — перекласти, а потім ставити апостиль — переклад доведеться робити повторно, бо на документі з'явиться новий незасвідчений елемент.

Легалізація для не-Гаазьких країн

Апостиль працює тільки між країнами — учасницями Гаазької конвенції. Для громадян України це зазвичай не проблема, бо Україна до конвенції приєдналася. Але ситуації бувають різні: документ може походити з країни, яка не є учасницею конвенції, або з країни, з якою в Італії діє особливий двосторонній режим. У таких випадках замість апостиля застосовують повну консульську легалізацію (legalizzazione).

Легалізація — це багатоступенева процедура, значно довша за апостиль. Документ послідовно засвідчують у кількох інстанціях країни походження, а фінальний штамп ставить італійське консульство (або дипломатичне представництво Італії) у цій країні. Лише після цього документ визнається дійсним на території Італії.

Чим легалізація відрізняється від апостиля

• Кількість інстанцій. Апостиль — це один штамп одного органу. Легалізація — це ланцюжок засвідчень, що завершується в консульстві Італії;
• Строки. Апостиль оформлюють за дні або тижні; консульська легалізація може розтягнутися на місяці;
• Вартість. Легалізація зазвичай дорожча через консульські збори й кількість етапів;
• Хто визнає. Апостиль визнають усі учасниці Гаазької конвенції; легалізація діє лише для конкретної пари країн.

Окремо варто пам'ятати: деякі держави звільнені від будь-якого засвідчення завдяки двостороннім угодам про правову допомогу. Але це вузькі винятки, і покладатися на них без консультації ризиковано — краще заздалегідь уточнити режим для конкретної країни й типу документа.

Коли що потрібно: permesso, громадянство, шлюб, навчання

Універсального правила «завжди роби присяжний переклад плюс апостиль» немає. Обсяг вимог залежить від того, для якої саме процедури готується документ. Розберемо найтиповіші для українців ситуації.

Дозвіл на перебування (permesso di soggiorno) і возз'єднання родини

Для оформлення чи продовження permesso di soggiorno, а особливо для возз'єднання сім'ї (ricongiungimento familiare), questura вимагає документи, що підтверджують родинні зв'язки: свідоцтва про народження, про шлюб. Ці документи мають бути з апостилем і присяжним перекладом італійською. Для ricongiungimento перевірку часто проводить італійське консульство в Україні ще на етапі nulla osta, тому оформлення краще починати саме там.

Громадянство (cittadinanza)

Заява на громадянство — найвимогливіша процедура. Свідоцтво про народження і довідка про несудимість з країни походження обов'язково подаються з апостилем і присяжним перекладом, причому довідка про несудимість має бути свіжою (зазвичай не старшою за шість місяців). Помилка чи прострочення тут — одна з найчастіших причин зупинки справи.

Шлюб в Італії

Для реєстрації шлюбу з іноземцем comune вимагає документи про сімейний стан і право на укладення шлюбу. Український громадянин зазвичай отримує довідку про сімейний стан, ставить апостиль, а потім робить traduzione giurata. Додатково консульство або comune може вимагати nulla osta al matrimonio — довідку про відсутність перешкод для шлюбу.

Навчання і визнання диплома

Для вступу до італійського університету чи визнання кваліфікації диплом і додаток до нього потребують апостиля, присяжного перекладу і, як правило, окремого документа Dichiarazione di valore — довідки про цінність диплома, яку видає італійське консульство в Україні. Для деяких процедур замість неї приймають сертифікати CIMEA. Це той випадок, коли самого перекладу з апостилем недостатньо.

• permesso / ricongiungimento — апостиль + присяжний переклад свідоцтв;
• громадянство — апостиль + присяжний переклад свідоцтва про народження й довідки про несудимість (свіжої);
• шлюб — апостиль + присяжний переклад довідки про сімейний стан, часто плюс nulla osta;
• навчання — апостиль + присяжний переклад диплома плюс Dichiarazione di valore або CIMEA.

Процедура asseverazione в трибуналі чи giudice di pace

Сама процедура засвідчення перекладу присягою відбувається в Італії й технічно нескладна, але має чіткий порядок. Знати його корисно, навіть якщо переклад робить агенція від вашого імені.

Хто має право присягати

Присягу складає перекладач — фізична особа, яка виконала переклад. У багатьох судах вимагають, щоб перекладач був внесений до реєстру технічних консультантів суду (albo dei CTU) або до реєстру експертів Торгової палати, хоча в частині судів присягнути може будь-яка дієздатна повнолітня особа, що не є стороною справи. Правила відрізняються від суду до суду, тому їх варто уточнювати заздалегідь.

Куди йти: tribunale чи giudice di pace

Засвідчити переклад можна:

• у канцелярії добровільної юрисдикції суду (ufficio asseverazioni perizie e traduzioni при tribunale);
• у giudice di pace;
• у нотаріуса (notaio), який також має право приймати присягу перекладача.

Юридична сила засвідчення однакова незалежно від того, де його зроблено. Різниця лише в доступності: у великих містах запис у трибунал буває на тижні вперед, тоді як нотаріус чи giudice di pace швидші.

Як проходить засвідчення

На практиці процедура виглядає так: перекладач зшиває оригінал (з апостилем), переклад і бланк присяги, наклеює потрібні гербові марки (marca da bollo — зазвичай одна на кожні чотири сторінки), приходить у призначений час до канцелярії, підписує verbale di giuramento у присутності посадової особи, і та ставить печатку й реєстраційний номер. Із цього моменту переклад офіційний. Забирати результат зазвичай можна того ж дня.

Скільки коштує і скільки триває

Точну суму назвати наперед неможливо — вона залежить від країни, типу документа, обсягу перекладу й обраної інстанції. Але можна окреслити структуру витрат і реалістичні строки, щоб спланувати справу.

З чого складається вартість

• Апостиль в Україні — державний збір за проставлення плюс, за потреби, послуги посередника чи термінове оформлення;
• Переклад — оплата роботи перекладача, зазвичай за сторінку або за документ;
• Гербові марки (marca da bollo) — обов'язковий податковий збір на переклад і протокол присяги, пропорційний кількості сторінок;
• Засвідчення — сама asseverazione в суді формально безкоштовна, але марки й супровід агенції складають відчутну частину рахунка.

Реалістичні строки

Апостиль в Україні на документи РАЦС оформлюють, як правило, від кількох днів до кількох тижнів; освітні документи можуть потребувати більше часу. Присяжний переклад в Італії з подальшим засвідченням реально зробити за кілька робочих днів, а за терміновим тарифом — швидше. Головна затримка зазвичай не в перекладі, а в отриманні й апостилюванні документів у країні походження, тому починати варто саме з них.

Типові помилки, через які документи не приймають

Більшість відмов і повернень пакета пов'язані не зі складністю права, а з технічними дрібницями оформлення. Ось найпоширеніші з них.

• Неправильний порядок дій. Спочатку зробили переклад, а потім поставили апостиль — і тепер апостиль не перекладений. Правильно: апостиль в Україні, потім переклад в Італії;
• Апостиль без перекладу. Переклали документ, але сам штамп апостиля залишили українською — установа вимагає, щоб перекладено було все, включно з печатками й штампами;
• Звичайний переклад замість присяжного. Принесли гарний, але незасвідчений переклад — questura чи префектура його не приймуть без asseverazione;
• Прострочені документи. Довідка про несудимість чи про сімейний стан старша за встановлений строк (часто шість місяців);
• Роз'єднаний комплект. Зшиті аркуші розкріпили, щоб «зробити копію» — засвідчення втратило силу;
• Розбіжність у написанні імен. Прізвище в перекладі не збігається з написанням у permesso чи закордонному паспорті — установа бачить дві різні особи;
• Забули Dichiarazione di valore. Для навчання подали лише переклад диплома, без довідки про цінність від консульства.

Помилка з написанням імен заслуговує окремої уваги. Українські імена в різних документах транслітерують по-різному (наприклад, через різні системи транслітерації в старому й новому паспортах). Італійська установа читає це буквально: якщо в паспорті Iuliia, а в перекладі Yuliia, для неї це підстава для сумніву. Тому перекладачеві завжди слід передавати чинний закордонний паспорт, щоб він узгодив написання з ним.

Часті запитання

Чи можна зробити присяжний переклад в Україні, а не в Італії?

Для процедур усередині Італії майже завжди потрібне саме італійське засвідчення — asseverazione в суді, у giudice di pace або в нотаріуса, чи переклад, завірений італійським консульством. Український нотаріальний переклад італійські установи здебільшого не визнають, і його доведеться переробляти на місці. Виняток — документи, які подаються через консульство Італії в Україні: тут порядок краще уточнити безпосередньо в консульстві.

Апостиль ставлять на оригінал чи на переклад?

На оригінал документа (або на його нотаріально завірену копію) в країні, що видала документ, — тобто в Україні. Переклад роблять уже після апостилювання, в Італії, і в цей переклад включають також текст самого апостиля. Ставити апостиль на італійський переклад не потрібно й неправильно.

Чи потрібен апостиль на всі документи без винятку?

Ні. Апостиль потрібен для офіційних документів, виданих державними органами (свідоцтва, дипломи, довідки про несудимість). Приватні документи можуть потребувати іншого оформлення, а деякі внутрішні італійські документи взагалі не апостилюють. Обсяг залежить від конкретної процедури, тому перелік краще звіряти зі списком вимог установи.

Скільки дійсний присяжний переклад?

Сам переклад безстроковий — він не «протухає». «Термін придатності» має вихідний документ: довідка про несудимість чи про сімейний стан має власний строк дії (часто шість місяців). Якщо застарів оригінал, доведеться замовляти новий документ, новий апостиль і новий переклад, навіть якщо старий переклад технічно бездоганний.

Що робити, якщо документ уже перекладено, а тепер бракує апостиля?

На жаль, у правильному порядку апостиль має стояти на оригіналі до перекладу. Якщо переклад зробили раніше, апостиль усе одно проставляють на оригінал у країні походження, після чого переклад найчастіше доводиться переробляти, щоб він охопив і текст апостиля. Тому дешевше й швидше з самого початку вибудувати правильну послідовність: оригінал — апостиль — переклад — засвідчення.

Правильно оформлені документи — фундамент будь-якої справи в Італії, від permesso di soggiorno до громадянства. Час, витрачений на коректну послідовність «апостиль — присяжний переклад — засвідчення», рятує від найприкрішого сценарію: коли справу повертають не через суть, а через дрібницю в оформленні паперів.

Матеріал має інформаційний характер і не замінює юридичну консультацію.