Typische Situation: Einzelunternehmen in der Ukraine, Wohnung in der EU

Das Einzelunternehmen ist in der Ukraine registriert, noch bevor der Umzug stattgefunden hat. Die Kunden sind überwiegend ukrainisch, die Zahlungen gehen auf ein ukrainisches Konto, die Berichterstattung und die Einheitsteuer werden wie zuvor gezahlt. Aber die Person, die dieses Einzelunternehmen leitet, arbeitet jetzt tagtäglich von einer gemieteten Wohnung in einem anderen EU-Land aus – monatelang, manchmal sogar jahrelang.

Genau hier entsteht die Frage, die sich am Anfang selten jemand stellt: Welches Land hat überhaupt das Recht, dieses Einkommen zu besteuern? Intuitiv scheint es, dass, da das Einzelunternehmen in der Ukraine registriert ist und die Steuer dort gezahlt wird, die Frage geklärt ist. Das ist nicht richtig: Die Steuerwohnsitzschaft einer Person und der Sitz der Geschäftstätigung sind zwei verschiedene Dinge, und das Wohnland kann der Ansicht sein, dass ein Teil oder das gesamte Einkommen unter seine Gerichtsbarkeit fällt, unabhängig davon, wo das Einzelunternehmen registriert ist.

Das bedeutet nicht, dass Doppelbesteuerung unmöglich zu vermeiden ist. Zwischen der Ukraine und den meisten EU-Ländern gelten bilaterale Konventionen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung – genau dafür gibt es sie. Aber die Konvention funktioniert nicht automatisch: Sie greift nur, wenn die Situation von Anfang an richtig eingestuft wurde, die Unterlagen gesammelt und termingerecht eingereicht wurden. Ein Fehler in irgendeinem Schritt lässt die Person zwei Steuersystemen gleichzeitig ausgesetzt.

Wie die Konvention das Besteuerungsrecht teilt

Die bilateralen Konventionen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung, die die Ukraine mit EU-Ländern abgeschlossen hat, folgen meist einer Logik, die der OECD-Musterkonvention nahekommt. Eine der Schlüsselbestimmungen ist der Artikel über Betriebsstätteneinkünfte. Das allgemeine Prinzip ist einfach: Einkünfte werden in dem Staat besteuert, dessen Einwohner der Unternehmer ist, es sei denn, er übt die Geschäftstätigkeit in einem anderen Staat durch eine ständige Betriebsstätte aus. Besonders bei einer Geschäftsführung in Spanien müssen diese Regeln beachtet werden.

Das heißt, der Ausgangspunkt ist die Besteuerung dort, wo das Einzelunternehmen registriert ist und wo der Unternehmer Steuerwohnsitz hat. Aber diese Regel gilt nur solange, bis es zu einer Ausnahme kommt. Und diese ist kein seltener Fall für „Geschäfte mit Zweigstellen" – es ist praktisch die Situation jedes Einzelunternehmers, der lange Zeit von einem anderen Land aus lebt und tatsächlich arbeitet.

Es gibt noch eine Ebene, die dem Betriebsstätteneinkünfteartikel vorausgeht: Die Konvention definiert, wer als Einwohner welchen Staates angesehen wird, wenn sowohl die Ukraine als auch das Wohnland gleichzeitig diesen Status beanspruchen. Berücksichtigung finden nacheinander: Vorhandensein einer Wohnung, Mittelpunkt der Lebensinteressen, gewöhnlicher Aufenthaltsort und Nationalität. Der Aufenthalt in einer gemieteten Wohnung den größten Teil des Jahres ist bereits ein gewichtiges Argument für die Steuerwohnsitzschaft im Wohnland – und das sollte noch vor der Diskussion über das Einkommen des Einzelunternehmens geklärt werden.

Die Beratung für ein Einzelunternehmen, das im Ausland lebt, ist ausführlicher auf der Seite Geschäftsberatung für Ukrainer beschrieben – über die Kombination von ukrainischer Buchhaltung mit den Anforderungen des Wohnlands.

Ständige Betriebsstätte: warum ein Zimmer kein Kleinkram ist

Dies ist wahrscheinlich der am meisten missverstandene Punkt in diesem ganzen Thema. Der Begriff „ständige Betriebsstätte" klingt, als ob es um ein Büro oder angestellte Mitarbeiter im Ausland ginge. Tatsächlich definieren Konventionen dies viel breiter: jeder feste Ort der Geschäftstätigung, durch den ein Unternehmen seine Geschäfte betreibt. Ein Ort, von dem eine Person monatelang systematisch Arbeiten erledigt – Kunden berät, Code schreibt, Projekte leitet – fällt unter diese Definition, auch wenn es nur eine gewöhnliche gemietete Wohnung ohne Schild an der Tür ist.

Die Logik des Wohnlands ist einfach: Wenn die tatsächliche Geschäftstätigkeit auf seinem Territorium stattfindet, hat es das Recht, denjenigen Teil des Gewinns zu besteuern, der zu dieser Geschäftstätigkeit gehört – unabhängig davon, wo das Einzelunternehmen registriert ist. Die Registrierung in der Ukraine bestimmt, wo der Unternehmer nach ukrainischer Gesetzgebung berichtet. Sie bestimmt nicht automatisch, welches Land laut Konvention das Besteuerungsrecht hat.

Ein Aspekt, der das Gefühl falscher Sicherheit gibt: Nicht jede Arbeit mit dem Laptop im Ausland schafft eine ständige Betriebsstätte. Die Frage ist individuell und hängt von Dauer und Regelmäßigkeit des Aufenthalts, der Art der Geschäftstätigkeit, davon ab, ob die Wohnung tatsächlich zum ständigen Arbeitsplatz geworden ist. Die Antwort kann man im Voraus nicht geben – es bedarf einer Analyse der konkreten Situation, nicht einer Orientierung an „Bekannte machen das genauso und es ist alles in Ordnung".

Hinweis des Juristen. Wenn Sie länger als ein paar Monate hintereinander von überall arbeiten, verlassen Sie sich nicht auf die Annahme „Ich miete kein Büro, also gibt es keine Betriebsstätte". Ständige Betriebsstätte ist eine Frage der Fakten, nicht des Namens des Ortes, und genau sie ist am häufigsten der Grund für Nachveranlagungen, wenn die Finanzbehörde (ДПС) den Geldfluss auf dem Konto überprüft.

Wenn eine ständige Betriebsstätte dennoch entstanden ist, ist dies keine automatische Katastrophe – es bedeutet, dass der Teil des Gewinns, der sich auf die Geschäftstätigkeit im Wohnland bezieht, auch dort offengelegt werden muss, unter Berücksichtigung des Mechanismus der Steuergutschrift, der unten beschrieben wird.

Gilt die Konvention für die Einheitsteuer

Dies ist die zweite Frage, bei der viele Einzelunternehmer massiv scheitern, und es gibt hier keine eindeutige Antwort „ja" oder „nein". Ukrainische Einzelunternehmen zahlen meist nicht die klassische Gewinnsteuer, sondern die Einheitsteuer – ein vereinfachtes System mit eigener Berechnungslogik. Konventionen wurden jedoch meist mit Fokus auf Standard-Einkommens- und Gewinnosteuern geschrieben, die in dem jeweiligen Steuerertragartikel jedes Abkommens aufgeführt sind.

Ob die Formulierung einer bestimmten Konvention gerade die Einheitsteuer abdeckt, hängt vom Text des Abkommens mit dem konkreten Land und davon ab, wie die Steuerbehörden beider Seiten dies in der Praxis auslegen. In einigen Fällen ist die Position geklärt, in anderen ist es Gegenstand von Diskussionen oder erfordert separate Bestätigung. Es gibt keine allgemeine Antwort „deckt immer ab" oder „deckt nie ab" – die Entscheidung wird für jedes Länderpaar einzeln getroffen, daher sind Verallgemeinerungen aus Foren oder von Bekannten aus einem anderen Land hier besonders unzuverlässig.

Praktische Konsequenz: Bevor Sie eine Strategie darauf aufbauen, dass „die Konvention mich auf jeden Fall schützt", sollten Sie für das Wohnland überprüfen, ob es Grundlagen gibt, konventionelle Mechanismen auf die Einheitsteuer anzuwenden, oder ob die Situation anders betrachtet werden muss.

Steuergutschrift für in der Ukraine gezahlte Steuern

Wenn das Besteuerungsrecht für das Einkommen dem Wohnland zuerkannt wird, bedeutet das nicht automatisch, dass die Steuer in vollem Umfang zweimal gezahlt werden muss. Die meisten Konventionen sehen ein Anrechnungsverfahren vor: Die in der Ukraine tatsächlich gezahlte Steuer auf ein bestimmtes Einkommen wird auf die Steuerschuld im Wohnland für dasselbe Einkommen angerechnet.

In der Praxis funktioniert dies nicht automatisch. Es ist erforderlich, die Summe der in der Ukraine gezahlten Steuer dokumentarisch nachzuweisen, richtig zu bestimmen, auf welches Einkommen sich die Anrechnung bezieht, und diese nach den Regeln des Landes anzuwenden, in dem die Erklärung eingereicht wird – und die Regeln unterscheiden sich: an einigen Orten ist die Anrechnung auf den Betrag begrenzt, den das Land selbst auf dieses Einkommen anrechnen würde, an anderen Orten gibt es andere Beschränkungen nach Zeit oder Art des Einkommens.

Ein Punkt, der oft übersehen wird: Die Anrechnung bezieht sich auf die tatsächlich gezahlte Steuer, nicht auf das angegebene Einkommen. Wenn die Summe der in der Ukraine gezahlten Steuer klein ist im Vergleich zu dem, was das Wohnland auf dieses Einkommen anrechnen würde, muss die Differenz trotzdem dort gezahlt werden. Die Anrechnung bei slowakischen Geschäftsabgaben funktioniert nach denselben Prinzipien. Die Anrechnung beseitigt die doppelte Zahlung auf einen Betrag – sie garantiert keine einheitliche Gesamtbelastung.

Bescheinigungen und automatischer Informationsaustausch

Um die Konvention und die Anrechnung zu nutzen, verlangt jede der beiden Steuerbehörden ihr eigenes Paket von Bestätigungen – und die Reihenfolge ihrer Beschaffung ist wichtig.

Bescheinigungen, die jede Seite verlangt

Der erste Schritt ist normalerweise eine Bescheinigung über den Status des Steuerwohnsitzes – sie dokumentiert, in welchem Land eine Person für Zwecke der Konvention als ansässig angesehen wird. Danach werden Unterlagen über die Höhe der tatsächlich in der Ukraine gezahlten Steuern für den Zeitraum sowie, falls erforderlich, Unterlagen über die Art der Geschäftstätigkeit des Einzelunternehmens benötigt – besonders wenn es erforderlich ist, die ständige Betriebsstätte zu begründen. Die Reihenfolge ist: zuerst Steuerwohnsitz und Status, dann Beträge der gezahlten Steuern, und erst dann eine Erklärung mit Anrechnung. Die umgekehrte Reihenfolge bedeutet, wieder dieselben Unterlagen zu sammeln.

Automatischer Informationsaustausch (CRS)

Steuerbehörden verlassen sich schon lange nicht mehr nur auf freiwilliges Melden. Im Rahmen des CRS (Common Reporting Standard) teilen Banken in teilnehmenden Ländern die Steuerbehörden des Wohnlands des Kontoinhabers automatisch mit Informationen über Guthaben und Transaktionen auf Konten mit, die in anderen teilnehmenden Ländern eröffnet wurden. Einnahmen auf ein ukrainisches Konto des Einzelunternehmens könnten der Steuerbehörde des Wohnlands bereits bekannt sein, bevor die Person selbst etwas erklärt – das ist ein Grund, einen Plan nicht auf der Annahme „dort wird es niemand erfahren" aufzubauen. Eine Diskrepanz zwischen Geldfluss und erklärtem wird mit hoher Wahrscheinlichkeit früher oder später Fragen aufwerfen.

Fristen im Steuerjahr und der Preis eines Fehlers

Warum Dezember schon zu spät ist

Die meisten EU-Länder haben ein Steuerjahr, das dem Kalenderjahr entspricht, und Entscheidungen, die die Qualifizierung des Wohnsitzstatus, das Bestehen einer ständigen Betriebsstätte oder das Recht auf Anrechnung beeinflussen, sind an Ereignisse dieses Jahres gebunden – Anzahl der Tage im Ausland, Beginn der systematischen Arbeit von zu Hause. Wenn man erst im Dezember anfängt, sich damit auseinanderzusetzen, haben die meisten Fakten, die die Qualifizierung bestimmen, bereits stattgefunden und können nicht rückgängig gemacht werden – man kann nur richtig dokumentieren, was passiert ist.

Genau deshalb sollte man die Frage nicht stellen, wenn der erste Brief von der Finanzbehörde oder der Bank kommt, sondern am Anfang – wenn die Person gerade einen Umzug plant oder bereits versteht, dass sie länger dort bleiben wird. Entscheidungen, die in den ersten Monaten getroffen werden – wo die Arbeit faktisch stattfindet, wann man eine Bescheinigung über den Steuerwohnsitz beantragt – bestimmen, wie schwierig es später sein wird, die richtige Darstellung wiederherzustellen.

Folgen eines Fehlers: Nachveranlagung, Säumniszuschlag, Fragen zur Herkunft der Gelder

Wenn die Finanzbehörde des Wohnlands feststellt, dass ein Teil des Einkommens dort hätte besteuert werden sollen, aber dies nicht geschehen ist, ist die übliche Folge eine Nachveranlagung der Steuer für frühere Zeiträume zusammen mit Säumniszuschlag und in bestimmten Fällen auch zusätzliche Sanktionen. Der Betrag hängt vom konkreten Land, der Einkommenshöhe und der Dauer der Diskrepanz ab – daher ist es immer billiger, einen Fehler am Anfang zu vermeiden, als ihn nach einer Überprüfung zu korrigieren.

Es gibt eine Folge, an die man selten im Voraus denkt: Ein nicht deklariertes Einkommen wird genau dann zum Problem, wenn das Geld dafür für etwas Bemerkenswertes verwendet wird – Kauf einer Wohnung, Einreichung eines Aufenthaltserlaubnis, Hypothekenvergabe. Bei solchen Verfahren wird oft direkt nach der Herkunft des Geldes gefragt, und die Diskrepanz zwischen deklariertem Einkommen und Kontoguthaben wird zu einem Problem nicht nur für die Buchhaltung, sondern auch für den Status der Person im Land.

Hinweis des Juristen. Man sollte niemals erwägen, Einkommen zu unterschätzen oder zu verbergen, um die Frage der Doppelbesteuerung zu „lösen". Das ist keine Problemlösung, sondern die Quelle eines viel ernsthafteren Risikos – von Nachveranlagungen mit Säumniszuschlag bis zu Fragen bei der Beantragung eines Status oder beim Hauskauf. Der richtige Weg ist die korrekte Qualifizierung der Situation und die zeitnahe Anwendung der Konvention, nicht Stillschweigen.

Jurist und Buchhalter auf beiden Seiten der Grenze

Fragen der Doppelbesteuerung eines Einzelunternehmens werden selten von einem Fachmann allein gelöst. Ein ukrainischer Buchhalter weiß, wie man Vorgänge nach ukrainischem Recht abbildet und die Zahlung der Einheitsteuer dokumentarisch nachweist. Ein Buchhalter im Wohnland kennt die Regeln der lokalen Steueranrechnung und die Praxis der lokalen Steuerbehörde bezüglich der Konvention. Aber zwischen diesen beiden Bildern gibt es immer eine Lücke, die kein Buchhalter allein vollständig sehen kann: Ob eine ständige Betriebsstätte entstanden ist, wie der Wohnsitzstatus zu qualifizieren ist. Das ist bereits eine rechtliche Frage, nicht nur eine buchhalterische.

Bei Dorosh & Partners funktioniert es so: Der Mandant beschreibt dem Juristen seine Situation in einfacher Sprache – wo er tatsächlich lebt, von wo aus er arbeitet, wie lange, mit welchen Kunden. Der Jurist übersetzt dies in eine rechtliche Qualifizierung, arbeitet mit dem Buchhalter in der Ukraine und dem Buchhalter im Wohnland so zusammen, dass die in einem Land geltend gemachte Position nicht der in dem anderen eingereichten Erklärung widerspricht. Genau die Diskrepanz zwischen dem in der Ukraine Geltendgemachten und dem Ausland Gezeigten wird am häufigsten von der Steuerbehörde bemerkt.

Eine Übersicht der rechtlichen und buchhalterischen Beratung für Ukrainer mit Geschäftstätigkeit ist auf der Seite Geschäftstätigkeit in der Ukraine gesammelt, und das gesamte Spektrum der Dienstleistungen für Ukrainer – auf der Seite Ukraine. Wenn die Situation bereits analysiert werden muss – mit echten Umzugsdaten, Kunden und Einkommen, nicht hypothetisch – ist es vernünftiger, mit einer Beratung zu beginnen, als mit Annahmen.

Checkliste vor der ersten Steuererklärung im Ausland

Fragen, die Einzelunternehmer am häufigsten stellen

Wenn das Einzelunternehmen in der Ukraine registriert ist und die Kunden ukrainisch sind, spielt es überhaupt eine Rolle, wo ich lebe?

Ja, es spielt eine Rolle. Das Besteuerungsrecht für Einkünfte wird laut Konvention nicht nur vom Sitz des Einzelunternehmens oder dem Sitz der Kunden bestimmt, sondern auch davon, wo die Person Steuerwohnsitz hat und von wo aus sie tatsächlich arbeitet. Dauerhafter Aufenthalt und systematische Arbeit von einem anderen Land aus können Gründe für dort Besteuerung schaffen, auch wenn die Kunden und die Registrierung ukrainisch bleiben.

Wie viele Tage im Ausland sind „sicher", um keine ständige Betriebsstätte zu schaffen?

Es gibt keine universelle Anzahl von Tagen, die einen vor der Anerkennung einer ständigen Betriebsstätte garantiert – es zählen nicht nur Tage, sondern auch Regelmäßigkeit und Art der Geschäftstätigkeit. Die Situation muss individuell bewertet werden, nicht anhand des Anhaltspunkts „weniger als ein halbes Jahr ist okay".

Kann ich einfach weiterhin die Einheitsteuer in der Ukraine zahlen und nichts im Wohnland erklären?

Formal kann das Einzelunternehmen in der Ukraine wie zuvor berichten, aber dies befreit Sie nicht von den Pflichten nach dem Recht des Wohnlands, wenn dort ein Besteuerungsrecht für einen Teil des Einkommens anerkannt wird. Ignorieren beseitigt das Risiko nicht – es verschiebt es nur, bis die Diskrepanz entdeckt wird, meist durch automatischen Austausch von Bankinformationen.

Funktioniert die Konvention mit allen EU-Ländern gleich?

Nein. Jede Konvention ist ein separates bilaterales Abkommen mit seinen eigenen Formulierungen, und wie sie ständige Betriebsstätte, Anrechnung oder Abdeckung der Einheitsteuer auslegt, muss speziell für das konkrete Land überprüft werden, nicht von Erfahrungen in einem anderen Land übertragen.

Wann sollte ich rechtliche Beratung suchen – vor dem Umzug oder nachdem Probleme entstanden sind?

Der beste Zeitpunkt ist, bevor die Fakten bereits entstanden sind und man sie nicht ändern kann: vor dem Umzug oder in den ersten Monaten des Aufenthalts im Ausland. Aber Beratung hat zu jedem Zeitpunkt Sinn, auch wenn ein Brief von der Steuerbehörde bereits eingegangen ist – je früher ein Jurist hinzugezogen wird, desto breiter ist das Spektrum verfügbarer Maßnahmen.

Doppelbesteuerung eines Einzelunternehmers, der in der EU lebt, ist keine Frage einer Regel, sondern einer Abfolge: richtig definierter Steuerwohnsitz, ehrliche Bewertung der ständigen Betriebsstätte, Überprüfung, ob die Konvention die Einheitsteuer abdeckt, und rechtzeitig gesammelte Bescheinigungen für die Anrechnung. Ein übersprungener Schritt am Anfang kostet am Ende fast immer mehr als eine zeitnahe Beratung – besonders wenn Dokumente bereits für etwas Wichtigeres als eine Steuererklärung benötigt werden.

Матеріал має інформаційний характер і не замінює юридичну консультацію.