Когда нужен перевод и апостиль

Австрийские органы не принимают иностранные документы в оригинале на другом языке. Для каждой процедуры — независимо от того, получаете ли вы Aufenthaltstitel, регистрируетесь в Meldezettel, женитесь в Standesamt или хотите признать диплом — документы должны быть переведены и засвідчені. Процесс состоит из двух самостоятельных шагов, которые часто путают: апостиль документа и засвідчений перевод.

Апостиль ставится в Украине на оригинале вашего документа, перед тем как его вывезти за границу. Перевод делают уже в Австрии і засвідчує його лише переводчик, внесений до австрійського реєстру. Ці два етапи не замінюють один одного — обидва необхідні.

Апостиль по Гаагской конвенции

Апостиль — это штамп на документе, который подтверждает подлинность подписи и печати издателя. Это не нотариальное засвідчення і не перевод, а отдельный официальный засвідчувальний гриль, затвердженої міжнародною конвенцією. И Украина, и Австрия — участницы Гаагской конвенции 1961 года о легализации иностранных официальных документов. Это означает, что для документов, идущих с Украины в Австрию, достаточно одного апостиля — сложная консульская легализация не требуется.

Апостиль ставят в стране, выдавшей документ, до того, как он выйдет за границу. Для украинских документов это делается в Украине і ставиться органом, відповідальним за тип документа:

Важно: апостиль ставится на оригинал или нотариально завіренну копію документа, не на перевод. Переводят документ уже після апостилювання, в Австрії.

Совет юриста. Когда заказываете апостиль в Украине, определитесь за границей, в какой стране вы его использовать будете, і ставьте його одразу на оригіналі або на нотаріально завіренній копії. Якщо апостиль уже стоїть, робити копію можна — новій копії знову знадобиться апостиль. Правильний порядок: оригінал → апостиль → копія для потреб в Австрії (якщо потрібна) → переклад → засвідчення перекладу.

Сертифицированный переводчик в Австрии

На відміну від України, де за перекладом може стояти майже будь-хто, Австрія вимагає, щоб переклади офіційних документів робили лише спеціально сертифіковані й внесені до реєстру переводчики. Такой переводчик называется allgemein beeideter und gerichtlich zertifizierter Dolmetscher (присяжный и судово сертифіцірований переводчик).

Сертифицированный переводчик повинен бути внесен до Gerichtsdolmetscherliste (списку судових перекладачів) свого округу Landesgericht (обласного суду). Реєстр ведеться органами юстиції кожної федеральної землі Австрії. Перевод, виконаний таким переводчиком, має справжню силу: він скріплюється Rundsiegel (круглою печаткою переводчика) і Beglaubigungsvermerk (засвідчувальним примітком), что дает австрійским органам уверенность в качестве и подлинности документа.

Перевод від переводчика поза реєстром, навіть якщо він висока якість, австрійські органи практично ніколи не приймають. Это самая частая причина, почему документы возвращают. Поэтому прежде всего проверьте, что ваш переводчик внесён именно в австрійський реєстр.

Как найти сертифицированного переводчика

Реєстр судових перекладачів ведеться у кожній федеральній землі. Найпростіше знайти переводчика через веб-сайт місцевого суду (Landesgericht) чи звернутися до місцевої адвокатської камери (Rechtsanwaltskammer), яка часто має список. Переводчик зазвичай призначає вам час і берет оригінал документа з апостилем, щоб виконати переклад на місці або взяти його на короткий термін.

Какие документы требуют перевода

Не все документы требуют одного и того же уровня оформления. Объем зависит от типа процедуры, для которой вы собираете бумаги.

Aufenthaltstitel (разрешение на пребывание)

Для подачи заявления на Aufenthaltstitel в Bezirkshauptmannschaft чи Magistrat вам потребуются документы о личности и происхождении: свідоцтво про рождение, паспорт, а для воссоединения семьи также свідоцтво про брак або документи про родинні зв'язки. Усі ці документи мають мати апостиль і переклад, завірений сертифікованим перекладачем. Для квотної системи Rot-Weiß-Rot вимоги можуть бути жорсткішими й потребувати додаткових засвідчень. Детальніше про процедуру отримання дозволу читайте у статті про Aufenthaltstitel.

Meldezettel (регистрация по месту жительства)

Когда вы хотите зарегистрироваться по адресу в отделении муниципалитета (Gemeindeamt), вам требуется паспорт с апостилем і перекладом. Часто вимагають також довідку про те, що адреса дійсно ваша (договір оренди чи виписка власника)

Брак у Standesamt (органі РАЦС)

Для реєстрації шлюбу в Австрії органи Standesamt вимагають довідку про сімейний стан (свідоцтво про народження мінімум). Якщо один з подружжя іноземець, вимагають також справку про право на шлюб (Nulla Osta al Matrimonio, хоча в Австрії це називається Ehefähigkeitszeugnis чи Ehefähigkeitsbescheinigung). Усі ці документи мають апостиль і переклад.

Nostrifizierung (признание диплома)

Для признания иностранного диплома и его признания как равноценного австрийскому требуется перевод диплома и приложения к нему. Требования отличаются в зависимости от профессии и земли, но обычно требуются апостиль на оригинале, переведённый оригинал, а часто и Hochschulzugang (справка о праве на обучение) та інші документи про освіту. Процедура признания диплома — одна из самых длительных, поэтому правильно подготовлены документы критичні.

Регистрация компании (GmbH)

Якщо ви реєструєте компанію з іноземним партнером або хочете засвідчити, що ви — справжній власник через іноземні документи, потрібні засвідчені переклади документів про особу, шлюб чи партнерство, фінансові довідки від банків тощо.

Процедура засвідчення перевода

Сам процес засвідчення перевода в Австрии проще, чем кажется. Сертифицированный переводчик выполняет перевод, скрепляет его своей печатью и подписью, добавляет официальную засвідчувальну примітку — і документ готовий. На відміну від деяких країн, в Австрії це не потребує явки перед судом чи нотаріусом.

Как это происходит на практике

  1. Вы связуетесь с сертифицированным переводчиком и договаривается о времени.
  2. Переводчик получает оригинальний документ з апостилем (або його нотаріально завіренну копію).
  3. Переводчик выполняет перевод, оставляя апостиль неповіданим, але при цьому розміщуючи його в переглянутому пакеті.
  4. Переводчик скрепляет перевод своей печатью и подписью, добавляя засвідчувальну примітку з датою й своїми реквізитами.
  5. Документы зшиваются або скріплюються так, щоб їх не можна було розділити. Готово.

Стоимость перевода зависит от объема и сложности документа, но обычно рассчитывается за страницу или за документ полностью. Срок выполнения — от нескольких дней до недели, в зависимости от загруженности переводчика и срочности заказа.

Австрия и Гаагская конвенция

Австрия є учасницею Гаазької конвенції про легалізацію з 1961 року. Це означає, що для всіх офіційних документів, виданих органами України (іншої учасниці конвенції), достатньо одного апостиля. Якщо б документ походив з країни поза конвенцією, потрібна була б така консульська легалізація, яка затримала б справу на місяці.

Однак є випадки, коли документ походить не безпосередньо від державного органу. Наприклад, якщо це копія, завірена приватним нотаріусом, або документ, виданий закордонним установам від України, кожна ситуація розглядається окремо. Краще заздалегідь уточнити у відповідного органу Австрії, який саме формат вони прийматимуть.

Совет юриста. Коли ви готуєте документи для австрійського органу, завжди звертайтеся до цього органу заздалегідь й попросіть точний список, що потребує апостиля й перекладу. Різні органи можуть мати різні вимоги, і те, що прийняла Bezirkshauptmannschaft в одній землі, може не прийняти Magistrat у іншій. Консультація заощадить місяці переписування й повторних подач.

Типичные ошибки и почему документы не принимают

Большинство отказов — это не сложные правовые вопросы, а технические дрібниці. Ось найпоширеніші помилки, які зустрічаються постійно.

Как мы помогаємо с легалізацією документів

Подаючи документи в австрійські органи, ви стикаєтеся з ризиком на кожному кроці. Якщо органи виявлять помилку — і це часто така помилка, яка не очевидна, поки органи не отримають пакет, — вони повертають усе без рекомендацій, як виправити. Цьому передує тиждень або місяці очікування, а потім починається заново.

Мы розберемо всі вимоги органу, для якого ви готуєте документи, й укомплектуємо пакет правильно. По-перше, ми перевіримо, які документи вам насправді потрібні. Часто люди збирають занадто багато чи, навпаки, упускають що-небудь критичне. Це звичайно відбувається, коли люди читають вимоги органу в оригіналі німецькою мовою й припускаються помилок в інтерпретації.

По-друге, мы перевіримо, що апостилі вже стоять на документах в Україні, і що вони стоять на оригіналах або нотаріально завірених копіях. Якщо апостилю ще немає, ми вкажемо, у якому органі й як його замовити, і часто це робимо через надійного посередника в Україні, щоб прискорити процес.

По-третье, мы знайдемо для вас сертифікованого переводчика в Австрії, перевіримо його реєстрацію й скоординуємо передачу документів. Це особливо важливо, якщо ви не живете в Австрії чи не говорите по-німецьки. Переводчик знає, як оформити документи мовою, яку приймуть органи, і на які деталі органи зазвичай звертають увагу.

По-четвертре, перед подачею в органи мы перевіримо, що всі документи узгоджені в датах, написанні імен й реквізитах. Одна розбіжність в написанні імені чи прізвища — і органи можуть розглядати це як два різні люди, затримуючи процедуру на місяці. Мы порівняємо паспорт, свідоцтво про народження, переклад, дозвіл на перебування й переклад — й упевнюємося, що всюди написано однаково.

Нарешті, якщо органи повернули документи з вимогою щось змінити, мы допоможемо розібратися в їхньому письмі й організуємо повторну подачу. Часто органи пишуть по-німецьки й не з максимальною ясністю — мы переведемо й вкажемо, що саме потрібно.

Це особливо важливо для складних справ, як австрійське громадянство або професійна ліцензія, де одна пропущена деталь в оформленні може знищити усю справу. Мы слідимо за справою від початку й упевнюємося, що жоден крок не буде пропущений.

Частые вопросы

Можно ли сделать переклад в Украине у нотариуса, а не у австрийского переводчика?

Технически можно, но австрійські органи його не прийматимуть. Вони визнають переклади, засвідчені лише сертифікованим перекладачем, внесеним до австрійського реєстру (Gerichtsdolmetscherliste). Український нотаріальний переклад австрійські органи розглядають як приватний документ, а не офіційне засвідчення. Навіть якщо переклад чудовий, без австрійської сертифікації він не матиме правової сили для австрійських органів.

Сколько времени занимает весь процесс — апостиль плюс перевод?

Апостиль в Украине на документы РАЦС оформляется от нескольких дней до нескольких недель, в зависимости от органа и загруженості. Переклад в Австрії від сертифікованого переводчика готується зазвичай від кількох днів до тижня. Найбільше часу йде на отримання самих документів в Україні, тому правильно почати саме з цього. Якщо органи повернули документи й просять щось змінити, це ще додає тижнів.

Нужен ли апостиль на паспорт?

Паспорт — це проїзний документ, а не офіційне засвідчення особи від органу влади у розумінні Гаазької конвенції. Проте австрійські органи часто вимагають апостиль саме на паспорт як підтвердження вашої особи. Краще запитати орган, для якого ви готуєте документи, чи вони вимагають апостиль на паспорт або чи достатньо на свідоцтво про народження й поточний закордонний паспорт без апостиля.

Що робити, якщо в оригіналі й переводе написання імені інакше, ніж у моєму паспорті?

Це одна з найпоширеніших проблем. Старі українські документи часто мають іншу транслітерацію імені, ніж новий паспорт. Австрійські органи бачать розбіжність і сумніваються в справжності. Переводчик повинен узгодити написання з вашим поточним паспортом — це законна практика. Попередиво передайте переводчику копію паспорту, щоб він знав правильне написання.

Скільки дійсна засвідчена копія документа?

Сам переклад безстроковий — він не «протухає». Але якщо оригінальний документ має строк дії (наприклад, довідка про сімейний стан або про те, що особа не одружена), вони діють стільки, скільки встановлено. Коли оригінал застаріває, потрібна нова довідка, новий апостиль і новий переклад.

Чи можна отримати апостиль дистанційно, не ходячи в органи в Україні?

Деякі органи України приймають запити дистанційно й можуть надіслати документи з апостилем поштою. Однак це залежить від конкретного органу й типу документа. Для більшості РАЦС потрібна особиста присутність або довіреність. Часто корисно працювати з посередником в Україні, який зберігає час на комунікацію й допомагає пришвидшити процес через місцеві контакти.

Правильно оформлені документи з апостилем і засвідченим перекладом — це надійна основа будь-якого дела в Австрії. Навіть якщо це займає більше часу на етапі підготовки, це заощаджує місяці й гроші на повторних поданнях та апеляціях. Послідовність проста: оригінал з апостилем в Україні → перевірка в Австрії → сертифікований переклад → подача в органи. Якщо одного разу виконати це правильно, австрійські органи прийматимуть ваш пакет без запитань.

Матеріал має інформаційний характер і не замінює юридичну консультацію.