KVED-Wahl für FOP: welche Tätigkeitscodes für Ihre Arbeit geeignet sind

Warum KVED keine Formalität für einen FOP im Ausland ist

Eine typische Situation: Ein Mensch lebt in Warschau, Berlin oder Madrid, arbeitet weiterhin als Freiberufler mit Kunden aus der EU oder der Ukraine und beschließt, einen FOP (Privatunternehmer) in der Ukraine online über die Diia-App zu registrieren. Die Registrierung dauert nur wenige Minuten, und beim Schritt der KVED-Auswahl — Klassifikator für Arten der Wirtschaftstätigkeit — suchen die meisten Menschen einfach nach einem Code, dessen Name entfernt dem ähnelt, wofür sie arbeiten, und klicken auf „weiter". Das Problem besteht darin, dass diese Auswahl keine kosmetische ist: Der Code bestimmt nämlich, zu welcher vereinigten Steuergruppe Sie gehören können und ob die registrierte Tätigkeit dem entspricht, was in Ihrer Rechnung an den Kunden geschrieben steht.

Wenn die Nichtübereinstimmung sich zeigt — bei einer Steuerprüfung, bei der Änderung der Besteuerungsgruppe oder wenn die Bank Fragen zum Zweck einer Zahlung aus dem Ausland stellt — ist eine Korrektur bereits schwieriger, als den Code gleich zu Beginn richtig auszuwählen. Für einen FOP, der in der EU lebt und Zahlungen von ausländischen Kunden erhält, ist der Preis eines Fehlers höher: Hier kommen auch noch die Regeln der Währungskontrolle hinzu.

Der richtige Ansatz ist nicht, den Namen des Codes anhand einer kurzen Anmerkung in der Registrierung zu erraten, sondern einem Jurist in einfacher Sprache zu beschreiben, wovon Sie wirklich verdienen: Wem stellen Sie Rechnungen aus, was genau machen Sie und wie sieht ein typischer Arbeitsmonat aus? Es ist dann die Aufgabe des Juristen, die Beschreibung Ihrer Tätigkeit in die Sprache des Klassifikators zu übersetzen, damit der registrierte KVED wirklich dem entspricht, was in den Rechnungen und Akten sein wird. Solch eine Unterstützung bei der Registrierung und Führung eines FOP in der Ukraine spart genau jene Monate ein, die sonst für die nachträgliche Korrektur des Codes aufgewendet werden.

Welche Codes für Ihre Tätigkeit geeignet sind

Im Folgenden ein Anhaltspunkt für die häufigsten Tätigkeitsarten unter Ukrainern im Ausland, kein vollständiger Katalog. Die genaue Klassenummer sollte mit der aktuellen Version von KVED-2010 zum Zeitpunkt der Registrierung abgeglichen werden: Die Grenze zwischen benachbarten Klassen kann fein sein. Häufig entspricht der realen Arbeit nicht ein Code, sondern eine Kombination aus Haupt- und mehreren Zusatzcodes — besonders wenn Sie international tätig sind, etwa bei einer Geschäftsführung in Italien. Das ist normal, wenn jeder wirklich einen Teil des Einkommens widerspiegelt, anstatt „nur für alle Fälle" hinzugefügt zu werden.

IT und Softwareentwicklung

Die grundlegende Variante für Entwickler ist die Klasse 62.01 „Computerprogrammierung". Für Architektur von Lösungen, technische Audits oder Beratung ohne Codeschreiben passt besser 62.02 „Beratung in Informatisierungsfragen", für die Verwaltung fremder Infrastruktur — 62.09, und für Datenverarbeitung oder eigene Webservices — Klassen der Gruppe 63. Wer sowohl Code schreibt als auch berät, kann zwei Codes registrieren und den als Hauptcode angeben, der einen größeren Anteil des Einkommens bringt.

Beratung und Managementservices

Zur Beratung in Geschäftsführung oder Strategie passt 70.22 „Beratung in kommerziellen und Managementfragen". Das Wort „Beratung" ist zu breit: Die Steuerbehörde und die Bank achten darauf, was in Ihren Rechnungen steht, nicht auf den Namen der Klasse. Wenn die Beratung eng spezialisiert ist — Finanz-, Personalwesen oder Recht — lohnt sich eine Überprüfung einer inhaltlich besseren Klasse.

Marketing, Werbung, SMM

Die klassische Wahl ist 73.11 „Werbebüros", für Werbekampagnen und bezahlte Bewerbung. Marktforschung passt eher in Klasse 73.20. SMM kann sehr unterschiedliche Arbeit sein: Posts schreiben und die Community führen ist nicht dasselbe wie die Werbekabinette des Kunden verwalten. Wenn die Tätigkeit mehrere Elemente verbindet, lohnt es sich, den Haupt- und Zusatzcodes so festzulegen, dass sie das tatsächliche Leistungsverzeichnis abdecken.

Design und Copywriting

Grafik-, Web-Design und UX/UI fallen unter 74.10 „Spezialisierte Designtätigkeit". Mit Copywriting ist es schwieriger: Es gibt keinen separaten „klassischen" Code dafür, und je nachdem, ob es sich um Werbetexte oder andere Inhalte handelt, kann die nächste Klasse Werbung, Verlags- oder andere Facharbeit sein — hier sollten Sie einem Jurist beschreiben, was und für wen Sie schreiben.

Übersetzungen

Die einfachste Situation: Klasse 74.30 „Erbringung von Übersetzungsdienstleistungen" entspricht direkt der Arbeit eines Übersetzers. Falls zusätzlich Lokalisierung oder Bearbeitung von fremdsprachigen Texten vorhanden ist, sollte überprüft werden, ob dies der Hauptcode abdeckt.

Nachhilfe und Online-Kurse

Einzelne Nachhilfe und autorengesteuerte Online-Kurse ohne Ausstellung von staatlichen Abschlüssen fallen üblicherweise unter die Klasse 85.59 „Andere Erziehung, n.e.c.". Wenn es sich jedoch um eine vollwertige Bildungseinrichtung mit Zertifikaten nach anerkanntem Muster handelt — eine ganz andere Geschichte mit separaten Anforderungen, über die mehr im Abschnitt über Lizenzen unten.

E-Commerce und Dropshipping

Der Verkauf von Waren über einen Online-Shop oder Marktplatz wird normalerweise durch die Klasse 47.91 „Einzelhandelstätigkeit durch Versandhandel oder über das Internet" beschrieben. Bei Dropshipping vorsichtiger: Wenn Sie den Artikel nie physisch besitzen, sondern nur die Bestellung an den Lieferanten weitergeben, ähnelt der Kern eher einer Vermittlung als dem klassischen Einzelhandel — das Modell sollte einem Jurist wörtlich beschrieben werden, da genau die Mechanik von Warenbewegung und Geld den richtigen Code bestimmt.

Vermietung von Immobilien

Die typische Klasse ist 68.20 „Vermietung und Betrieb von eigenem oder gemieteten Immobilienvermögen". In den Gruppen 1 und 2 der vereinigten Steuergruppe gelten Beschränkungen für die Fläche einer Mietimmobilie — konkrete Zahlen sollten in der aktuellen Version des Steuerkodex überprüft werden, da die Schwellenwerte regelmäßig überprüft werden. Wenn es um Immobilien nicht in der Ukraine, sondern im Land des Wohnortes geht, kommt die Frage hinzu, welcher Status diesen Ertrag korrekt formalisiert.

Güterbeförderung

Die grundlegende Klasse ist 49.41 „Straßengüterverkehr". Wenn es sich bei der Tätigkeit nicht um die Beförderung selbst, sondern um die Organisation von Logistik und die Suche nach einem Spediteur handelt, passt besser eine Klasse aus der Gruppe der Speditionsleistungen. Hier ist der KVED selbst nur Teil des Bildes: Einzelne Kategorien von Beförderungen unterliegen unabhängig davon, wie richtig der Code gewählt ist, einer Lizenzpflicht — mehr dazu im Abschnitt über Lizenzen.

Vereinigte Steuergruppe und verbotene Tätigkeitsarten

Wie die vereinigte Steuergruppe die Liste der zulässigen Codes einschränkt

Der gewählte KVED funktioniert zusammen mit der vereinigten Steuergruppe, die Sie bei der Registrierung auswählen. Die erste Gruppe ist die engste: für Einzelhandelstätigkeit auf Märkten und Dienstleistungen für die Bevölkerung vorgesehen, und die meisten Tätigkeitsarten aus der obigen Liste fallen nicht darunter. Die zweite Gruppe ist breiter: Dienstleistungen für die Bevölkerung und andere Steuerzahler der vereinigten Steuergruppe, Herstellung und Verkauf von Waren, aber ohne Großhandel und Dienstleistungen für einen weiten Kreis von Unternehmen, die nicht der vereinigten Steuergruppe angehören. Die dritte Gruppe ist die flexibelste und nicht an die Art des Kunden gebunden, weshalb sie am besten für Freiberufler und Berater passt, die mit Kunden aus der EU arbeiten.

Die jährlichen Einkommensschwellen für jede Gruppe sind an den Mindestlohn gekoppelt und werden jährlich überprüft, daher sollten konkrete Beträge zum Zeitpunkt der Registrierung überprüft werden, nicht auf Zahlen aus Artikeln von vor einem Jahr. Das Gleiche gilt für die Steuersätze.

Tätigkeitsarten, die im vereinfachten System verboten sind

Unabhängig von der Gruppe können bestimmte Tätigkeitsarten überhaupt nicht im vereinfachten System sein. Dazu gehören traditionell: Glücksspiele, Währungsumtausch, Rohstoffgewinnung, die meisten Finanzvermittlung und Versicherung, Unternehmensführung, Auditortätigkeit, Tätigkeit von Insolvenzverwaltern, Verkauf von Verbrauchssteuerwaren (abgesehen von zulässigen Ausnahmen) und einige andere Kategorien. Die Liste ist im Steuerkodex vorgeschrieben und wird präzisiert, daher sollte vor der Registrierung einer Tätigkeit, die ähnlich wie etwas auf dieser Liste ist, die aktuelle Version des Kodex überprüft werden.

Wenn die Rechnung nicht dem KVED entspricht: Überprüfung und Bank

Stellen Sie sich vor: In Diia ist der KVED eines Übersetzers registriert, aber in der Rechnung an den Kunden steht „Beratungsleistungen zur Produktlokalisierung". Formal kann es die gleiche Arbeit sein, aber die Formulierung unterscheidet sich von dem, was dem Staat gemeldet wurde. Bei einer Steuerprüfung wird genau nach einer solchen Diskrepanz gesucht: Wenn der Inhalt einer Akte oder Rechnung keinem der registrierten Codes entspricht, können die Einnahmen in Frage gestellt werden, als ob sie überhaupt nicht unter die vereinigte Steuergruppe hätten besteuert werden dürfen — mit Nachzahlungen und Bußgeldern.

Für FOPs, die Zahlungen aus dem Ausland erhalten, kommt eine weitere Kontrollebene hinzu — die Währungskontrolle. Wenn eine Zahlung von einem EU-Kunden über SWIFT auf ein ukrainisches Bankkonto kommt, überprüft die Bank vor der Gutschrift den Zahlungszweck und die Begleitdokumente — Rechnung, Akt, Vertrag — auf Übereinstimmung mit der angegebenen Tätigkeit. Wenn der Zahlungszweck offensichtlich keinem registrierten KVED entspricht, kann die Bank die Gutschrift aussetzen und zusätzliche Dokumente anfordern, oder im schlimmsten Fall — die Gutschrift ablehnen, bis die Situation geklärt ist. Dies ist ein Standard-Verfahren der Finanzüberwachung, dem alle Banken unterworfen sind, nicht die Strenge eines einzelnen Sachbearbeiters.

Praktisches Fazit: Die Formulierungen in Rechnungen und Akten sollten konsistent den Namen der registrierten Tätigkeit wiederholen, und nicht willkürlich eine „bequemere" Beschreibung für den Kunden sein.

Haupt- und zusätzliche KVEDs, Änderungen über Diia

Haupt- und zusätzliche KVEDs

In der Registrierung wird ein Code als Haupttätigkeitsart gekennzeichnet, andere — als zusätzliche. Es ist logisch, denjenigen als Hauptcode zu wählen, der den größten Einkommensanteil bringt. Zusatzcodes sollten für echte, nicht hypothetische Arbeitsbereiche hinzugefügt werden: Die Registrierung von einer Handvoll nicht zusammenhängender Codes „nur für alle Fälle" wird oft selbst zum Anlass für Fragen bei einer Überprüfung. Ein vernünftiger Ansatz ist, die Liste kompakt zu halten und sie mit einem Jurist zu überprüfen, wenn ein neuer Tätigkeitsbereich auftaucht.

Wenn Sie planen, den Leistungsumfang zu erweitern, macht es Sinn, sich im Voraus für Unterstützung bei der Registrierung und Korrektur von KVEDs für FOPs zu wenden, anstatt herauszufinden, welcher Code korrekt ist, nachdem die erste Rechnung für neue Dienstleistungen bereits Fragen aufgeworfen hat.

Hinzufügen und Entfernen von Codes über Diia

Technisch ist es nicht schwierig, die Liste der KVEDs für einen bereits registrierten FOP zu ändern: Der Antrag wird über die Diia-App oder das Portal eingereicht, Änderungen werden in das Einheitliche Staatsregister ohne Zahlung einer Staatsgebühr eingetragen. Das Problem liegt nicht in der Technik, sondern darin, was genau eingereicht werden soll und wann. Ein Code sollte hinzugefügt oder geändert werden, bevor Sie Rechnungen für den neuen Tätigkeitsbereich ausstellen, nicht rückwirkend. Besonders wichtig ist dies, wenn Sie Geschäfte in Rumänien mit verschiedenen Tätigkeitstypen haben. Die Änderung in der Registrierung erstreckt sich nicht auf Operationen, die vor ihrer Eintragung stattgefunden haben. Die Entscheidung, welchen Code hinzuzufügen, sollte als rechtlich, nicht nur technisch getroffen werden.

Wenn eine Tätigkeit zur MwSt-Registrierung führt

Die meisten Zahler der vereinigten Steuergruppe der Gruppen 1-3 sind standardmäßig keine MwSt-Zahler. Das bedeutet aber nicht, dass Sie auf ewig von der MwSt befreit sind: Der Steuerkodex legt einen Schwellenwert für das Volumen steuerpflichtiger Operationen in den letzten zwölf Kalendermonaten fest, über dessen Überschreitung die Registrierung als MwSt-Zahler unabhängig vom Wunsch des Unternehmers obligatorisch wird. Der ungefähre Schwellenwert lag historisch bei einer Million Hrywnja, aber genau diese Zahl sollte in der aktuellen Version des Kodex überprüft werden, wenn sich Ihr Umsatz der Grenze nähert — der Wert kann verfeinert werden.

Es gibt auch die Möglichkeit, sich freiwillig als MwSt-Zahler zu registrieren, und für einige FOPs, die überwiegend mit Business-Kunden aus der EU arbeiten, kann dies angesichts der Besonderheiten internationaler Abrechnungen manchmal sinnvoll sein. Diese Entscheidung sollte aber nach vorheriger Berechnung getroffen werden, wie sich die Steuerbelastung und der Dokumentenfluss ändern. Der rechtliche Support für Geschäfte von Ukrainern, die einen FOP remote aus der EU führen, ist ausführlicher auf der Seite Leistungen für die Ukraine beschrieben.

Lizenzen und Genehmigungen für bestimmte Tätigkeitsarten

Ein richtig gewählter KVED ist eine notwendige, aber nicht immer ausreichende Bedingung, um legal zu arbeiten. Ein Teil der Tätigkeitsarten unterliegt trotz vollständiger Übereinstimmung mit Code und vereinigter Steuergruppe zusätzlich einer Lizenzpflicht, und Rechnungen ohne erforderliche Genehmigung auszustellen ist eine separate Verletzung, die der KVED selbst nicht abdeckt. Aus unserer Liste betrifft dies am häufigsten Güterbeförderung: Einzelne Kategorien, insbesondere internationale oder solche mit Gefahrenstoffen, erfordern eine Lizenz von einer zuständigen Behörde — dies sollte vor der ersten Bestellung geklärt werden, nicht parallel.

Nachhilfe und Online-Kurse benötigen normalerweise keine Lizenz, solange es sich um privates Unterricht ohne Dokumente nach Staatsstandard handelt; eine vollwertige Bildungseinrichtung mit offiziellen Zertifikaten ist eine andere Geschichte. Der E-Commerce normaler Waren kommt auch ohne Lizenz aus, während der Verkauf von Medikamenten, Alkohol und anderen speziell geregelten Positionen separate Genehmigungen erfordert, unabhängig vom KVED-Code.

Da sich die Liste der lizenzierten Tätigkeitsarten ändert, ist das Sicherste — sich für eine Konsultation bereits in der Planungsphase zu wenden, anstatt nachträglich herauszufinden, ob eine Genehmigung für das nötig war, was Sie bereits tun.

Häufig gestellte Fragen von FOPs im Ausland

Kann ich mehrere KVEDs gleichzeitig registrieren, wenn ich mehrere Tätigkeitsbereiche verbinde?

Ja, das ist normale Praxis: Ein Code wird als Hauptcode gekennzeichnet, die übrigen als zusätzlich. Das Wichtigste ist, dass jeder hinzugefügte Code einer echten Einkommensquelle entspricht — ein Überschuss nicht zusammenhängender Codes erschwert eher die Situation, als dass er Sie schützt.

Was kann ich tun, wenn die erste Zahlung eines Kunden bereits eingegangen ist, aber der erforderliche KVED ist noch nicht in der Registrierung?

Am besten tragen Sie den Code so schnell wie möglich in die Registrierung ein und stimmen ab dann neue Rechnungen mit der aktualisierten Liste ab. Eine späte Hinzufügung macht die bereits eingegangene Zahlung nicht ungültig, aber weitere Operationen sollten bereits korrekt mit der Formulierung des KVED abgestimmt sein.

Muss ich den KVED ändern, wenn die Kunden jetzt überwiegend aus der EU sind und nicht mehr aus der Ukraine?

Die Geographie der Kunden ändert an sich nicht die Natur der Tätigkeit. Ein Wechsel in der Kundenstruktur ist aber ein guter Grund zu überprüfen, ob Haupt- und Zusatzcodes immer noch dem echten Einkommensprofil entsprechen und ob Sie nicht die Registrierung als MwSt-Zahler in Betracht ziehen sollten.

Beeinflusst der KVED den Steuersatz der vereinigten Steuergruppe, den ich zahle?

Der KVED bestimmt direkt nicht den Satz — dieser hängt von der gewählten Steuergruppe ab. Aber der KVED bestimmt, ob Ihre Tätigkeit überhaupt in der gewählten Gruppe stattfinden darf, daher sind Code und Satz indirekt verbunden.

Was genau prüft die Bank im Zahlungszweck während der Währungskontrolle?

Die Bank gleicht die Formulierung des Zahlungszwecks, der Rechnung oder des Aktes mit den registrierten Tätigkeitsarten des FOP im Staatsregister ab. Wenn die Beschreibung der Dienstleistung offensichtlich keinem der angegebenen Codes entspricht, kann die Bank zusätzliche Dokumente anfordern, bevor die Gelder gutgeschrieben werden.

Die Wahl des KVED ist keine einmalige Formalität bei der Registrierung, sondern eine Entscheidung, die in jeder Rechnung, Erklärung und Zahlung aus dem Ausland nachhalllt. Für einen FOP, der remote aus der EU arbeitet, ist der Preis eines ungenauen Codes höher, da auch die Bankenkontrolle hinzukommt. Eine Stunde zu investieren, um einem Jurist Ihre echte Arbeitstruktur zu beschreiben und korrekt ausgewählte Codes zu erhalten, ist normalerweise günstiger, als Monate lang der Bank oder der Steuerbehörde zu erklären, warum die Rechnung nicht mit dem übereinstimmt, was in der Registrierung steht.

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